魯工美院辦字〔2016〕3號
第一章 總則
第一條為規范學校檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案，根據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法，教育部、國家檔案局令第27號《高等學校檔案管理辦法》，《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》（中辦發[2014]15號），國家檔案局第30號令《檔案管理違法違紀行為處分規定》，結合學校的實際情況，制訂本辦法。
第二條本辦法所稱的檔案，是指我校從事招生、教學、科研、管理、基本建設、對外交流、社會服務等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。
第三條檔案是學校的重要資產，檔案工作是高等學校重要的基礎性工作。學校將之納入整體發展規劃，納入學校管理制度，納入相關人員的工作職責，納入領導議事日程和目標責任制，在布置、檢查、總結、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結、驗收檔案工作。
第四條 學校檔案工作貫徹統一領導 、分級管理、集中保管的原則。
第五條全校師生員工都有保護檔案和利用開放檔案的權利和義務。
第二章體制與機構、人員設置
第六條 學校檔案工作由院長負責，由院長辦公室主任協助院長負責檔案工作。學校檔案工作接受教育主管部門及省級檔案行政管理部門的指導、監督與檢查。
第七條 學校設立檔案管理工作領導小組，具體負責組織協調、研究、解決檔案工作中的重大問題。
第八條根據學校實際，設立檔案室（館）。檔案館是保存和利用學校檔案的專門機構。工作職責是：
（一）貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，綜合規劃全校檔案工作；
（二）擬訂并貫徹落實學校關于檔案工作的規章制度，對各部門檔案工作進行監督、指導和檢查，履行依法治檔職責；
（三）負責接收（征集）、整理、鑒定、統計、保管全校各類檔案及有關資料；
（四）編制檢索工具，編研、出版檔案史料，開發檔案信息資源；
（五）組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作；
（六）開展檔案的開放和利用工作；
（七）開展學校檔案工作人員的業務培訓；
（八）利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動，充分發揮檔案的文化教育功能；
（九）開展檔案學術研究和交流活動。
第九條學校檔案室（館）設主任一名。
應當具備以下條件：
(一 )熱心檔案事業，具有高級以上專業技術職務任職經歷；
(二 )有組織管理能力，具有開拓創新意識和精神；
第十條 學校檔案館配備專職檔案工作人員。檔案工作人員列入學校事業編制。編制人數根據所藏檔案數量和工作任務確定。實行專業技術職務聘任制，享受學校教學、科研和管理人員同等待遇。
第十一條 應加強對檔案工作的領導，各部門負責人為檔案工作第一責任人，并配備一名或數名專兼職檔案員負責本部門檔案的收集、積累、整理、立卷和移交工作。
第十二條 專兼職檔案工作人員應當認真執行黨和國家的方針政策，遵紀守法，愛崗敬業，忠于職守，具備檔案業務知識和相應的科學文化知識以及現代化管理技能。專兼職檔案員隊伍應當保持相對穩定。
第十三條 對長期接觸有毒有害物質的檔案工作人員，保障其依法享有相關待遇，并按照有關規定予以補助。
第三章 檔案管理
第十四條 學校要建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結、驗收檔案工作，明確崗位職責，強化責任意識，提高學校檔案管理水平。
第十五條 各部門各種門類、各種載體的檔案統一由檔案館集中管理，任何部門和個人不得把公務活動中形成的各種載體形式的檔案資料據為己有或者拒絕歸檔，不得擅自推遲向檔案館歸檔期限。從源頭上加強對各種門類、各種載體檔案資料的收集與管理，做到應歸盡歸，確保檔案資源的齊全、完整、準確、系統。
第十六條 學校文件材料的歸檔范圍是：
（一）黨群類：主要包括學校黨委、紀委、工會、團委、民主黨派等組織的各種會議文件、會議記錄及紀要；各黨群部門的工作計劃、總結；上級機關與學校關于黨群管理的文件材料。
（二）行政類：主要包括學校行政工作的各種會議文件、會議紀錄及紀要；各行政職能部門的工作計劃、總結；上級機關與學校關于人事管理、行政管理的文件材料。
（三）學生類：主要包括學校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等。
（四）教學類：主要包括反映教學管理、教學實踐和教學研究等活動的文件材料。
（五）科研類：主要包括反映科研管理和科學研究實踐等活動的文件材料，并按原國家科委、國家檔案局發布的《科學技術研究檔案管理暫行規定》(國檔發 [1987]6 號)執行。
（六）基本建設類：主要包括反映基本建設管理和基本建設工程項目等活動的文件材料，并按國家檔案局、原國家計委發布的《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》(國檔發[1988]4號)執行。
（七）儀器設備類：主要包括各種國產和國外引進的精密、貴重、稀缺儀器設備的全套隨機技術文件以及在接收、使用、維修和改進工作中產生的文件材料。
（八）產品生產類：主要包括學校在產學研過程中形成的文件材料、樣品或者樣品照片、錄像等。
（九）出版物類：主要包括學校自行編輯出版的學報、校報及其他學術刊物的審稿單、原稿、樣書及出版發行記錄等。
（十）外事類：主要包括學校派遣有關人員出席國際會議、出國考察、講學、合作研究、學習進修的材料；學校聘請的境外專家、教師在教學、科研等活動中形成的材料；學校開展校際交流、中外合作辦學、境外辦學及管理外國或者港澳臺地區專家、教師、國際學生、港澳臺學生等的材料；學校授予境外人士名譽職務、學位、稱號等的材料。
（十一）財會類：主要包括反映財會管理和財會活動的的文件材料，并按財政部、國家檔案局發布的《會計檔案管理辦法》（財會字[1998]32號）執行。
（十二）人物類：主要包括教師在教學、科研工作中形成的，真實反映其學術貢獻的，具有查考、利用價值的各種載體的材料。
（十三）聲像類：主要包括學校各項活動中形成的的錄音、錄像、照片、光盤等聲像材料。
（十四）實物類：主要包括學校獲得各種獎勵的榮譽證書、錦旗、獎杯、獎狀、獎牌；收藏的領導題詞與字畫；機構調整合并中形成的廢止使用的公章等。
第十七條 各類檔案按照《歡迎來到公海7108線路文件材料歸檔范圍和保管期限表》、《歡迎來到公海7108線路人物檔案管理辦法》進行系統整理、科學分類與管理。
第十八條 歸檔的文件材料要求質地優良，書繪工整，聲像清晰，符合有關規范和標準的要求。電子文件的歸檔要求按照國家和學校有關標準執行。紙質文件材料和電子文件材料應當同步歸檔。
第十九條學校實行文件材料形成部門、課題組立卷的歸檔制度。學校各部門、各課題組的專兼職檔案工作人員應當按照學校檔案整理歸檔的有關要求，組織本部門或本課題組的教學、科研和管理等人員及時整理檔案。其職責是：
（一）按照文件材料的自然形成規律組卷；
（二）編制相應的頁號或者件號；
（三）完成信息著錄，制作規范的卷內目錄、移交目錄；
（四）經由本部門或課題組檔案工作負責人審查合格后，向學校檔案館移交。
卷內備考表的“立卷人”由兼職檔案員簽字，“檢查人”由部門負責人審核簽字。移交目錄由部門負責人簽字說明本部門本年度歸檔材料是否齊全，如有缺失說明具體情況;無歸檔材料的部門由負責人在移交目錄上簽署“本部門本年度無歸檔材料”。部門負責人發生工作變動時，歸檔材料全部是在前任領導任職年度形成，應由前任領導簽字；歸檔材料是在兩任領導都有任職的年度形成，可由現任領導簽字。
第二十條 學校檔案材料歸檔時間為：
（一）學校各部門、各二級學院應當在次學年6月底前歸檔；
（二）科研類檔案應當在項目完成后兩個月內歸檔，基建類檔案應當在項目完成后三個月內歸檔；
（三）辦公自動化產生的電子文件實時歸檔。
第二十一條 學校檔案館負責對檔案進行整理、分類、鑒定和編號。
第二十二條 檔案館要定期組織檔案鑒定。要按照國家檔案局《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》，確定檔案材料的保管期限。對保管期限已滿、已失去保存價值的檔案，要登記造冊報院長批準后，予以銷毀。未經鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。
第二十三條 學校與其他單位分工協作完成的項目，學校應當至少保存一整套檔案。協作單位要將承擔任務有關的檔案復制件送交學校檔案館保存。
第二十四條 各有關部門對科研成果、基建工程及大型儀器設備等進行鑒定或驗收時要安排本部門的兼職檔案人員參加，旨在對其鑒定或驗收活動中形成的歸檔材料進行規范把關。有關業務部門要會同檔案工作人員對應歸檔的文件材料予以審查、簽署意見。沒有完整、準確、系統的文件材料項目，不予驗收，不得上報成果。
第二十五條 舉行大型活動或組織開展涉及全校性的專項工作，牽頭單位或承辦部門在制定活動方案或落實工作任務時，要確定歸檔材料的負責人和管理人員，工作活動結束后，半月內移交應歸檔的材料。
第二十六條 由學校支付經費，代表學校或部門從事黨群、行政、教學、科研、外事等公務活動所形成的各種載體（包括有保存價值的會議材料、出版物、聲像、光盤、實物等）形式的檔案材料，應當按照管理權限或管轄范圍及時送交所在部門的兼職檔案員登記造冊，立卷歸檔，任何個人不得據為己有。否則，學校對其從事公務活動形成的支出費用不予報銷。
第二十七條凡涉及或從事公文處理和歸檔材料保管的干部和職工，由于工作變動、職務升遷等原因，在離崗、離任前需將手中的歸檔材料及時移交給所在部門的兼職檔案人員。
對于個人在其非職務活動中形成的重要檔案材料，學校檔案館可以通過征集、代管等形式進行管理。
第二十八條 檔案館應當對所存檔案和資料的保管情況定期檢查，消除安全隱患，遇有特殊情況，應當立即向分管校領導報告，及時處理。
檔案庫房的技術管理工作，要建立、健全有關規章制度，由專人負責。
第二十九條 館藏檔案要采取先進的檔案保護技術，防止檔案的破損、褪色、霉變和散失。對已經破損或者字跡褪色的檔案，應及時修復或者復制。對重要檔案和破損、褪色修復的檔案要及時數字化，加工成電子檔案保管。
第三十條 檔案館負責檔案統計年報，并按照國家有關規定，向上級及有關部門報送。
第三十一條 檔案是學校信息資源的重要組成部分。學校要加大力度推進檔案信息化建設，以實現檔案實體的保護和檔案信息資源共享。
第四章 檔案的利用與公布
第三十二條學校檔案館設立專門的開放閱覽室，編制必要的檢索工具 ，提供開放檔案目錄、全宗指南、檔案館指南、計算機查詢系統等，為利用檔案創造便利條件。
第三十三條檔案館要按照國家有關規定公布檔案，未經學校授權，其他任何部門或者個人無權公布學校檔案。屬下列情況之一者，不對外公布：
（一）涉及國家秘密的；
（二）涉及專利或者技術秘密的；
（三）涉及個人隱私的；
（四）檔案形成部門規定限制利用的。
第三十四條凡持有合法證明的單位或者持有合法身份證明的個人，在表明利用檔案的目的和范圍并履行相關登記手續后，均可以利用已公布的檔案。
境外組織或者個人利用檔案的，按照國家有關規定辦理。
第三十五條 查閱、摘錄、復制未開放的檔案，須經分管檔案工作的領導批準。涉及未公開的科技檔案，應當經檔案形成部門或者本人同意，必要時報請學校領導審查批準。需要利用的檔案涉及重大問題或者國家秘密，須經學校保密工作委員會批準。
第三十六條 利用重要、珍貴檔案，一般不提供原件。如有特殊需要，須經學校分管領導及檔案館負責人批準。
第三十七條加蓋學校檔案證明專用章的檔案復制件，與原件具有同等效力。
第三十八條學校檔案館是學校出具檔案證明的唯一機構。學校檔案館要為社會利用檔案提供便利。用于公益目的的，不得收取費用；用于個人或者商業目的的，可以按照有關規定合理收取費用。社會組織和個人利用其所移交、捐贈的檔案，檔案館無償和優先提供。
第三十九條檔案館應當積極開展檔案的編研工作。采取多種形式 ( 如舉辦檔案展覽、陳列、建設檔案網站等 ) ，積極開展檔案宣傳工作。
第五章 條件保障
第四十條 學校將檔案工作所需經費列入學校預算，保證檔案工作的需求。
第四十一條 學校為檔案館提供專用的、符合檔案管理要求的檔案庫房。檔案庫房和業務用房必須符合國家《檔案館建筑設計規范》的要求，并配置恒溫、恒濕設備，做到防火、防盜、防水、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光等標準要求。
存放涉密檔案，聲像、電子文件等特殊載體的檔案應當設有專門庫房，配備相應的設備，確保檔案存放的安全。
第四十二條學校設立專項經費，為檔案館配置檔案管理現代化、檔案信息化所需的設備設施，加快學校數字檔案館建設，保障檔案信息化建設與學校數字化校園建設同步進行。
第六章 考核與獎懲
第四十三條 開展部門檔案工作目標管理與考核，納入各部門負責人、分管領導、兼職檔案員年度考核范圍。
考核內容：
（一）是否在規定時間內移交本部門歸檔材料；
（二）本部門年度歸檔材料是否齊全；
（三）歸檔簽字手續是否完備。
考核辦法：
（一）檔案工作目標管理與考核由學校檔案管理工作領導
小組具體負責實施。
（二）檔案工作目標管理與考核結果納入學校干部學年考
核。
如違反檔案歸檔要求，將按照學校相關文件政策進行問責。
第四十四條學校對在檔案工作中做出貢獻的部門或者個人，給予表彰與獎勵：
(一 )在檔案的收集、整理、提供利用工作中做出顯著成績的；
(二 )在檔案的保護和現代化管理工作中做出顯著成績的；
(三 )在檔案學研究及檔案史料研究工作中做出重要貢獻的；
(四 )將重要的或者珍貴的檔案捐贈給學校檔案館的；
(五 )同違反檔案法律法規的行為作斗爭，表現突出的。
第四十五條有下列行為之一的，學校將按照國家檔案局第30號令《檔案管理違法違紀行為處分規定》，對直接負責的主管人員和其他直接責任人員，給予相應處分；構成犯罪的，由司法機關依法追究刑事責任。
(一 )玩忽職守，造成檔案損壞、丟失或者擅自銷毀檔案的；
(二 )違反保密規定，擅自提供、抄錄、公布檔案的；
(三 )涂改、偽造檔案的；
(四 )擅自出賣、贈送、交換檔案的；
(五 )不按規定歸檔，拒絕歸檔或者將檔案據為己有的；
(六 )其他違反檔案法律法規的行為。
第七章 附則
第四十六條本辦法自發布之日起施行。
第四十七條本辦法由院長辦公室負責解釋。
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