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2004年9月23日上午，北校區辦公室劉慎華主任主持召開了新學期第一次工作例會，參加例會的有：北校區辦公室金偉副主任，學生處郝巧云老師以及駐北校區各系輔導員和系秘書。本次工作例會主要就教學管理、學生管理、近期工作安排和需要注意事項做了統一部署和安排，并認真學習了學院關于加強北校區工作意見、北校區辦公室工作職責及學院關于做好國慶節期間安全保衛工作的通知等。
一、教學工作
1、第一輪上課教師的及時到位問題。
上課地點遠離本部，歷山路上班時間經常堵車，特別是花園路口修路，上課教師根據自己的路途長短至少提前半小時出發，無論什么原因，不準遲到。
2、各系（院、部）要認真做好上課準備工作。
老師、同學要提前熟悉上課的教室，提前準備上課所需的設備、用品，提前打掃好教室衛生，保證首輪上課萬無一失。
3、要認真落實教學督導制度，組織好院系兩級教學督導活動，保證教學工作正常有序。
4、要組織好院系兩級學術講座，營造濃厚的學術氛圍。
二、學生管理
1、各系（院）要盡快考察了解學生情況，把班委建立起來，充分發揮學生干部的作用。
各系（院）一定要選拔出責任心強、熱心為同學服務并具有一定組織管理能力的學生擔任主要班干部，充分發揮學生干部的作用。
2、輔導員老師要做好貧困學生的工作。
老師要深入到同學當中，全面深入的了解學生情況，找出家庭真正困難的學生。對于困難學生，大家一定要注意自己的工作方式，按照國家政策和學院要求深入細致的做工作，通過助學貸款、減免學費、勤工助學等多種形式，幫助他們解決經濟困難，為困難學生營造溫暖的氛圍，幫助其順利完成學業。
3、認真做好學生的請銷假工作。
對于學生請假要認真執行學院關于請銷假的規定。北校區由于周邊環境比較復雜，各系（院）一定要慎重對待學生請假，沒有特殊情況，一般不準其外出活動。對這個問題，大家千萬要慎重，學生外出一旦出事，誰簽字批準誰負責。
4、各系（院）盡快建立起學生信息網絡體系。
輔導員要盡快確定自己的信息員，做到每一個班級、每一個宿舍都要有自己的信息員，形成一個全方位的信息網絡體系。信息員要經常并及時把班級、宿舍甚至每一個學生的情況匯告給老師。輔導員一定要掌握到學生的第一手資料，及時了解學生動向，發現問題及時靠上去做工作，杜絕大的事件發生。
5、學生的安全問題
對于學生安全問題要作為重中之重來抓，要經常講，時時抓，決不能讓任何一個學生受到傷害。
要教育學生做到以下幾點：不要使用違章電器、不在宿舍和教室用酒精爐等做飯、不準點蠟燭，嚴禁在宿舍留宿外來人員、不明物體不要碰、注意交通安全、網絡交友要注意分寸，保管好自己的貴重物品等。
6、國慶放假
我院國慶放假時間為10月1日—9日，9月30日下午上完課后方準離開，10月9日下午5點前必須到系辦公室報到，超過5點按遲到記，晚上9點還不到者按曠課2節記。
國慶放假，學生要以班級為單位集體請假，請假同學要注明是否回家，如不回家注明所去地點及聯系方式；不回家同學要遵守學院規定不準晚歸。
三、其他事項
1、各系相對固定的晚自習教室分配：

系（院）	班級數	相對固定的晚自習教室
裝潢藝術設計系	11（260）	4層7個教室給7個本科班，四樓報告廳教室
環境藝術設計系	6（145）	2101、2102、2103、2104、2105、2106
工業設計系	6（149）	2107、2201、2202、2203、2204、2205
美術系	4（100）	2206、二樓報告廳
服裝設計系	2（47）	2301、2302
現代手工藝術系	6（150）	2207、2303、2304、2305、2306、2307
數字藝術系	5（112）	2501、2502、5層合堂教室
藝術學系	2（100）	三樓報告廳、一樓合堂教室
應用設計學院	8（191）	6層合堂教室（3個班）、2507、2506、2505、2504、2503
說明：1、各系要于9月24日下午徹底打掃本系相對固定的教室衛生；以后每天晚上10點之前要安排同學進行打掃，保證教室衛生清潔； 2、要保證相對固定教室的設備齊全，如粉筆、黑板擦、窗簾、課桌凳，如有損失由當天上課班級和相對固定班級負責； 3、教室開關門由專門學生負責，（開關門時間分別為：上午7：30—11：40，下午1：30—5：30，晚上6：00—10：00） 4、每星期四下午要組織本系班級對教室進行徹底大掃除。

2、輔導員外出要向系、北校區辦公室、學生處打招呼，保證信息暢通。

2004年9月23日